Capacity Building nelle organizzazioni: i progetti EDIT e TAG35

Il capacity building rappresenta un’opportunità strategica per le organizzazioni del terzo settore, poiché è un processo che permette di incrementare competenze, risorse e capacità organizzative e, al contempo, di rispondere meglio ai bisogni delle comunità servite. Abbiamo usato la metodologia del design thinking per risolvere problemi di tipo organizzativo: questo ci ha permesso di coniugare la dimensione strategica a quella operativa, di identificare i punti critici, trovare nuove soluzioni e apportare benefici misurabili su molteplici livelli. 

Progetti come “EDIT” e “TAG35”, promossi da Studio SHIFT e finanziati dal bando “Riprogettiamo il futuro” di Fondazione Cariplo, sono esempi concreti di come questo approccio possa trasformare il modo di lavorare delle cooperative sociali, rendendole più agili, efficienti e resilienti. Il design organizzativo, infatti, si riferisce all’insieme di scelte e strutture che definiscono come un’organizzazione è configurata per raggiungere i suoi obiettivi, come l’assegnazione dei ruoli, la divisione del lavoro, le gerarchie e i processi decisionali. 

Vediamo di seguito, nel dettaglio, come i nostri interventi hanno accompagnato le cooperative Ruah e Alchimia in percorsi di trasformazione digitale e organizzativa e quali risultati hanno generato.

Progetto EDIT: un salto di qualità nella digitalizzazione e gestione dei dati

Il progetto “E.D.I.T. Ruah – Empowerment Digitale per l’Innovazione e la Transizione della Cooperativa Ruah” ha preso avvio nell’ambito di un percorso più ampio di rafforzamento organizzativo e transizione digitale avviato nel 2020, che ha messo in evidenza la necessità urgente di sistematizzare e digitalizzare il flusso delle informazioni tra le diverse aree della cooperativa, con finalità di monitoraggio impatti. 

In particolare, le criticità riscontrate riguardavano la tecnostruttura e i servizi, che spesso lavorano sui dati in modo autonomo, erogando e/o attingendo ad informazioni (non sempre anche digitalizzate) disaggregate per codici lessicali, modalità di tracciamento e archiviazione, senza forme di archiviazione open-access e condivisa.

Un progetto di mappatura dei processi, co-creato con Studio SHIFT nel 2022, ha identificato la mancanza di un ecosistema digitale accessibile, in cui le informazioni potessero essere facilmente accessibili, confrontabili e interrogabili. La soluzione a questa problematica è diventata cruciale per migliorare l’efficienza e garantire una visione globale dei dati. 

La finalità del progetto EDIT è stata l’evoluzione di Cooperativa Ruah in una data-driven organization, in cui i dati supportano le decisioni strategiche e progettuali. Ciò ha consentito alla cooperativa di misurare gli aspetti operativi (come la produttività dei servizi), quelli finanziari e quelli legati all’impatto sociale e al benessere dei lavoratori, per orientare il suo sviluppo futuro sulla base di metriche concrete e personalizzate.

Il progetto ha preso il via con l’analisi approfondita dei processi esistenti, un focus sui principali touchpoint di scambio e le metriche già tracciate. La mappatura dei processi ha contribuito a identificare le prassi e le aree di miglioramento, portando alla definizione dei pain-point da colmare per ottimizzare le routine di lavoro e digitalizzare i dati chiavi in ottica di monitoraggio dei KPI aziendali e metriche di impatto.

Le fasi successive hanno visto l’adozione di user-centered design e co-design per sviluppare soluzioni pratiche che rispondessero alle esigenze dei lavoratori.

Le sessioni di co-design con il CdA di Ruah, in particolare, hanno avuto come obiettivo la co-creazione di un’architettura delle metriche di valore e la definizione delle priorità in base alla visione a lungo termine della cooperativa. 

Il progetto si è concluso con la progettazione di una piattaforma digitale di raccolta e gestione dati che oggi permette alla cooperativa di monitorare le performance in modo efficace, raccogliendo e analizzando i dati per ottimizzare il funzionamento interno, e relativo decision-making. 

Progetto TAG35: i giovani come protagonisti del cambiamento

Cooperativa Alchimia, guidata da Studio SHIFT, ha intrapreso un percorso di rinnovamento profondo con il progetto TAG35, che ha coinvolto attivamente i suoi membri – con focus specifico sui soci under 35 -, attraverso workshop partecipativi e sessioni di co-design finalizzati ad un maggiore ingaggio nella definizione della strategia futura della cooperativa, nell’identificazione di piccole soluzioni e strategie di Happiness Management per i lavoratori, e all’ideazione di nuove modalità di gestione digitale delle attività.

Nello specifico, partendo da un’analisi approfondita delle esigenze dell’organizzazione, i partecipanti hanno co-creato una nuova Vision&Mission per la cooperativa riletta in ottica under 35, e hanno definito un piano strategico triennale (grazie al format proprietario FutureWe) ponendo al centro temi come l‘innovazione sociale, la sostenibilità ambientale e la partecipazione dei giovani.

L’introduzione di strumenti digitali è stata un altro elemento chiave del progetto. La cooperativa, infatti, ha adottato nuove soluzioni tecnologiche per ottimizzare la gestione delle risorse umane, il monitoraggio del percorso lavorativo, l’introduzione di form di valutazione del personale e la raccolta dei dati. La valorizzazione e catalogazione delle competenze, la possibilità di pianificare l’organizzazione lavorativa e le esigenze personali, hanno permesso anche di migliorare l’efficienza e la trasparenza dei processi, supportando il lavoro dei coordinatori, dei responsabili e dell’amministrazione.

Parallelamente, è stato avviato un percorso formativo incentrato sullo sviluppo di competenze di Happiness Management nel lavoro di gruppo, fornendo ai partecipanti una cornice teorico-metodologica e illustrando alcuni strumenti utili per adottare queste competenze nelle routine di lavoro ordinarie. Sono nati tre prototipi di supporto ai processi interni nelle aree HR, educativa scolastica e politiche giovanili.

Il progetto TAG35 ha avuto un impatto significativo sulla struttura organizzativa di Alchimia e sulla sua operatività, ma anche sulla sua cultura interna, migliorando la produttività e la motivazione dei dipendenti attraverso una maggiore partecipazione e una struttura più collaborativa e agile. 

I giovani, in particolare, hanno acquisito maggiore fiducia nelle proprie capacità e hanno iniziato a percepire il loro ruolo come essenziale per il successo dell’organizzazione. Al contempo, i membri più esperti hanno riconosciuto il valore di una collaborazione intergenerazionale, che ha arricchito la cooperativa con nuove energie e competenze. 

Un invito all’azione

I progetti EDIT e TAG35 mostrano come il capacity building, supportato da approcci innovativi come il design organizzativo, la co-progettazione e l’uso di strumenti digitali, possa essere un catalizzatore di cambiamento nel terzo settore, sia sul piano dell’efficienza operativa, sia su quello della cultura aziendale.

Se anche tu fai parte di un’organizzazione del terzo settore e vuoi far crescere e innovare la tua realtà, contattaci: insieme possiamo co-creare processi più sostenibili, efficaci e orientati alle persone.